We lezen alleen wat jij ons geeft: openbare pagina's, je bestanden of pagina's die je zelf met de knop stuurt. Websites halen we op via Firecrawl; het wachtwoord van een testsite gaat alleen daarheen mee en bewaren we niet. Geüploade bestanden lezen we in het geheugen en bewaren we ook niet. Om links te testen, bezoeken we de adressen waar je pagina's naar linken. Voor de vergelijking met Google zoeken we je openbare Google-bedrijfsprofiel op.

De tekst, en voor de beeldcontrole ook afbeeldingen met de tekst eromheen, gaat voor de controle naar onze AI-leveranciers (via Vercel, zonder dat iets wordt bewaard).

Google Analytics (via Google Tag Manager) laden we alleen als je onderaan op ‘Akkoord’ klikt; zonder die keuze gaat er niets naar Google. Je keuze wijzigen kan via cookie-instellingen. Om het gratis gebruik te tellen (maximaal 2 websites en 3 controles per dag) zetten we een functionele cookie; daarmee volgen we je niet.

Je e-mailadres gebruiken we voor je inloglink, om je rapporten aan je account te koppelen en in ons klantenbestand (zie hieronder); geen nieuwsbrief. Zet je doorlopende eindredactie aan, dan mailen we je als er iets nieuws is, en anders één keer per maand; stoppen kan altijd via Eindredactie. Nodig je collega's uit voor je team, dan mailen we hen een uitnodiging met jouw e-mailadres erin; na het accepteren zien zij jouw rapporten en woordenlijst, en zie jij wie welke melding heeft afgevinkt. Controleer je een website waar een collega met hetzelfde zakelijke e-maildomein al rapporten van heeft, dan tonen we je diens e-mailadres zodat je toegang kunt vragen; bij gratis maildiensten zoals Gmail doen we dat nooit. Stuur je een rapport door naar je webbouwer, dan mailen we die een persoonlijke link: wie die link heeft, kan het volledige rapport lezen.

Om je goed te kunnen helpen, houden we in ons eigen klantenbestand (CRM) bij wat je met Polyproof doet: je e-mailadres, wanneer je een account maakte, welke websites je liet controleren (met het aantal pagina's en meldingen), je pakket en betalingen, teamuitnodigingen, doorgestuurde rapporten, aanvragen voor een pakket op maat en je reacties. Stuurt iemand jou een rapport of een teamuitnodiging, dan staat jouw e-mailadres er ook in, met wie het stuurde. Mail je ons, dan komt je mail in het klantenbestand; een AI-model (via OpenRouter) vat hem samen en schrijft een conceptantwoord, dat wij altijd zelf lezen voordat het verstuurd wordt. We gebruiken dit niet voor nieuwsbrieven of reclame en verkopen het niet. Wil je dat we het wissen? Mail polyproof@flexys.ai.

Laat je onder een rapport een reactie achter, dan bewaren we die met je e-mailadres (als je bent ingelogd) en sturen we hem naar ons team. Alleen als je het vinkje zet én wij hem goedkeuren, tonen we hem op flexys.ai, met de naam en het bedrijf dat je zelf invult.

Voor de Fout van de dag controleren we elke ochtend een paar openbare websites van bekende merken en willekeurige ondernemers; we tonen alleen het zinnetje met de fout (bij een beeldfout ook de afbeelding, rechtstreeks van die site geladen), met de naam van de site, en de rest van die controles bewaren we niet.

Rapporten, met de zinnen waarin een fout staat, bewaren we 30 dagen; je kunt ze ook eerder zelf verwijderen bij Rapporten. Het laatste rapport van een lopende eindredactie bewaren we zolang die loopt, omdat de volgende controle erop voortbouwt. Ze zijn alleen te vinden met de link en worden niet door zoekmachines opgenomen. Wat je als ‘Geen fout’ markeert, bewaren we in je account als woordenlijst voor die website, tot je het zelf weghaalt.