1. Wie zijn wij
Flexys is een platform dat ondernemers helpt bij het opzetten van hun digitale bedrijfsomgeving, inclusief website, CRM, chatbot en AI-telefoonagent. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens: info@flexys.ai
2. Welke gegevens verzamelen wij
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:
- Naam en contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
- Bedrijfsgegevens (bedrijfsnaam, adres, branche)
- Accountgegevens (gebruikersnaam, wachtwoord in gehashte vorm)
- Gebruiksgegevens (inlogmomenten, gebruikte functies)
- Technische gegevens (IP-adres, browsertype, apparaatinformatie)
- Communicatiegegevens (chatberichten, transcripties van telefoongesprekken)
- Betalingsgegevens (transactie-informatie via Stripe, geen creditcardnummers opgeslagen)
- SMS-gegevens (telefoonnummer en bezorgstatus bij afspraakherinneringen)
- Push-notificatiegegevens (browser-abonnement voor meldingen, indien ingeschakeld)
3. Doel van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het aanmaken en beheren van je account
- Het leveren van onze diensten (website, CRM, chatbot, voice agent)
- Het verbeteren van onze dienstverlening
- Het versturen van servicegerelateerde communicatie
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Het beveiligen van ons platform
- Het verwerken van betalingen via Stripe bij online boekingen en facturen
- Het versturen van SMS-herinneringen voor afspraken via Telnyx
- Het faciliteren van webcall-gesprekken via de browser-widget
4. Rechtsgrond
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van: uitvoering van de overeenkomst (het leveren van onze diensten), gerechtvaardigd belang (verbetering van onze diensten en beveiliging), wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) en toestemming (waar van toepassing, bijvoorbeeld voor marketingcommunicatie).
5. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is. Na opheffing worden je gegevens op verzoek verwijderd, tenzij wettelijke bewaarplichten gelden. Factuurgegevens worden 7 jaar bewaard conform de fiscale bewaarplicht. Technische loggegevens worden regelmatig opgeschoond.
6. Delen met derden
Wij delen persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten. Dit betreft de volgende partijen:
- Hostingproviders: voor het opslaan en serveren van data op Europese servers (Duitsland)
- Telnyx: voor telefonie, AI-voice-functionaliteit, SMS en WhatsApp. Telnyx verwerkt spraakdata voor de AI-telefoonagent, inclusief gesprekstranscripties, en telefoonnummers en berichtinhoud voor SMS en WhatsApp.
- Stripe: voor het verwerken van online betalingen bij boekingen en facturen. Stripe is PCI-DSS gecertificeerd. Wij slaan geen creditcardgegevens op.
- Google: wanneer Google Reviews is geconfigureerd, worden geautomatiseerde reviewverzoeken verstuurd met een link naar Google Maps. Hierbij wordt alleen het e-mailadres van de klant gebruikt.
7. Hosting en beveiliging
Alle gegevens worden opgeslagen op servers in Europa (Duitsland). Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Dit omvat SSL-encryptie, gehashte wachtwoorden en regelmatige beveiligingsupdates.
8. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens wij van je verwerken
- Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren
- Recht op verwijdering: je mag vragen om verwijdering van je gegevens
- Recht op beperking: je mag vragen om beperking van de verwerking
- Recht op dataportabiliteit: je mag je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen. Neem hiervoor contact met ons op via info@flexys.ai
- Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen de verwerking
Je kunt je rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@flexys.ai. Wij reageren binnen 30 dagen op je verzoek.
9. Klachten
Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je via e-mail of een melding op het platform.