Verwerkersovereenkomst

1. Partijen

De klant die Polyproof gebruikt (verwerkingsverantwoordelijke) en ViVaData, handelend onder de naam Flexys.AI, Rotterdam, KvK 59256931, btw NL002042029B14 (verwerker). Polyproof is een dienst van Flexys.AI.

2. Onderwerp en doel

De verwerker controleert in opdracht van de klant de websites, bestanden en pagina's die de klant opgeeft op taalfouten, kapotte links, afbeeldingen, tegenstrijdige gegevens en vindbaarheid, en maakt daar rapporten van. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover ze in die teksten staan, en voor het beheer van de accounts van de klant en zijn teamleden.

3. Welke gegevens en van wie

• Tekst en afbeeldingen van de opgegeven pagina's, met eventuele persoonsgegevens die daarin staan (bijvoorbeeld namen en contactgegevens van medewerkers op een teampagina). Ook van pagina's achter een login, als de klant daar toegang toe geeft.
• E-mailadressen van de klant en de teamleden die de klant uitnodigt, en wie welke melding heeft afgehandeld.

De verwerker vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens en gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden, ook niet om AI-modellen te trainen.

4. Instructies en geheimhouding

De verwerker verwerkt de gegevens alleen op instructie van de klant, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en in de instellingen die de klant in Polyproof kiest. Iedereen die bij de verwerker toegang heeft tot de gegevens, is tot geheimhouding verplicht.

5. Waar de gegevens staan en wie ze verwerkt

De gegevens staan op servers van IONOS SE in Duitsland. De verwerker schakelt deze subverwerkers in:

• IONOS SE (Duitsland): hosting van de dienst en de rapporten.
• Cloudflare (EU/VS): beveiligde doorgifte van het verkeer naar de website.
• Firecrawl (VS): ophalen van de openbare pagina's die gecontroleerd worden.
• Vercel AI Gateway (VS), met de AI-modellen van Anthropic, OpenAI en Google: de taal- en beeldcontrole. Via de gateway is ingesteld dat deze partijen niets bewaren (zero data retention).
• Brevo (Frankrijk): het versturen van inloglinks, rapporten en uitnodigingen.

Voor doorgifte naar de Verenigde Staten gelden de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-VS-gegevensprivacykader. Een nieuwe subverwerker meldt de verwerker minstens 30 dagen vooraf; de klant kan daartegen bezwaar maken en de overeenkomst in dat geval kosteloos beëindigen.

6. Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS).
• De server is alleen via Cloudflare bereikbaar en beheer gaat alleen met een SSH-sleutel.
• Inloggen gaat met een eenmalige link per e-mail, zonder wachtwoorden; wachtwoorden van een testsite en geüploade bestanden bewaren we niet.
• Rapporten zijn alleen te openen met de link en worden niet door zoekmachines opgenomen.

7. Bewaren en verwijderen

Rapporten, met de zinnen waarin een fout staat, worden na 30 dagen verwijderd; het laatste rapport van een lopende wekelijkse controle blijft bewaard zolang die loopt. De klant kan rapporten altijd eerder zelf verwijderen. Na afloop van de overeenkomst verwijdert de verwerker binnen 30 dagen alle gegevens van de klant, tenzij de wet bewaren verplicht (zoals facturen).

8. Datalekken

Ontdekt de verwerker een inbreuk op de beveiliging die persoonsgegevens van de klant raakt, dan meldt hij dat zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan de klant, met wat er bekend is over de aard, de gevolgen en de genomen maatregelen.

9. Hulp bij rechten en controle

De verwerker helpt de klant bij verzoeken van betrokkenen (inzage, verwijdering) en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, voor zover dat redelijkerwijs kan. De klant mag eens per jaar, na overleg en op eigen kosten, laten controleren of de verwerker zich aan deze overeenkomst houdt.

10. Aansprakelijkheid, duur en recht

Deze overeenkomst loopt zolang de klant Polyproof gebruikt. De aansprakelijkheid van de verwerker is beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voor de schade voor Polyproof heeft betaald, behalve bij opzet of grove schuld. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij verschil tussen een vertaling en deze Nederlandse tekst is de Nederlandse tekst leidend.